DOCUMENTACIÓN
INFORMATIVA
Resumen
Este proyecto nace con el
propósito de ahondar en el terreno de la Documentación; de componer un marco general a partir del cual ofrecer
una versión accesible a todos los públicos. En las siguientes páginas se
tratarán diversos aspectos correspondientes a la Documentación; desde lo más
básico, principiando con una definición del concepto hasta avanzar por el sendero
de la evolución historia de la materia, centrando la atención en el contexto
español y cómo la irrupción de la informatización ha trastocado el panorama
periodístico y documental en nuestro país.
Palabras clave
Documentación informativa: Estudio de la naturaleza, diseño y utilización de los
sistemas de información documental al servicio de: la producción de
informaciones de actualidad, el incremento de su calidad, su
almacenamiento y conservación y su recuperación, difusión y reutilización.
Documento: es una herramienta indispensable que tiene como fin transmitir
conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite, además, la
comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia. También
puede materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo así una
memoria colectiva.
Base de datos: Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Definición
A lo largo de la construcción de
la Documentación como parcela esencial de la escena informativa y científica,
han surgido diferentes voces que ha sustentado distintas posturas y defendido
un tipo de definición, que según su propio criterio sintetizaban de manera
óptima la esencia de esta materia. Entre los nombres a destacar no pueden
faltar 3 personalidades, enmarcadas en la realidad española: Nuria Amat, José
López Yepes y Maria Eulàlia Fuentes.
La primera relaciona el concepto
Documentación con: "el proceso de reunir documentos sobre un tema
determinado y al tratamiento de esos documentos para su difusión precisa,
exhaustiva e inmediata"
José López Yepes, eminencia
dentro de este ámbito concibe a la
documentación desde una doble vertiente:
1. Ciencia de la documentación e información.
2. Ciencia de la documentación en general.
• En el primer caso, la ciencia
de la documentación es ciencia y es información.
Como ciencia se enmarca en el
contexto de la Ciencia de la Ciencia y, por ello, utiliza sus conceptos.
Como información se aprovecha de
los conceptos de las ciencias de los procesos informativos.
Los dos componentes unidos con el
objeto de estudiar los procesos de comunicación científica tienden a establecer
las bases de los nuevos conocimientos.
• En segundo lugar, es generadora
en un sentido objetivo y a nivel especulativo, con el fin de establecer un
mayor acercamiento al proceso de comunicación científica.
Por su parte, María Eulàlia
Fuentes la identifica con un conjunto de ciencias y técnicas documentales al
servicio de: la producción de informaciones de actualidad, el incremento de su
calidad, su almacenamiento y conservación y su difusión y reutilización
Una vez expuestas aquellas
definiciones del término más relevantes, es preciso clarificar las funciones
que desempeña la documentación para los comunicadores. Son las que a continuación
se enumeran:
c) Función crítico-verificadora
d) Función completiva
e) Función lingüístico-clarificadora
i) Función modélico-narrativa
Así pues, la finalidad de la
documentación informativa radica en la capacidad de ofrecer a los usuarios una
vía sencilla a través de la cual obtener información que previamente ha sido almacenada,
conservada, representada, recuperada y difundida por los medios de comunicación
social.
Introducción
La globalización es un hecho
innegable hoy en día. Un factor determinante en el devenir de todas las
sociedades del mundo. Este proceso de ampliación de fronteras que conecta al
planeta por entero ha perfilado algunos de los rasgos definitorios de la
población del siglo XXI.
Así pues, las personas se han ido
transformando de tal manera que, por ejemplo, la retención de conceptos o ideas
actualmente resulta limitada. Con esta coyuntura como telón de fondo, se hace
necesaria la documentación como medio a través del cual recopilar y conservar
información útil en el futuro.
La Documentación nace como
ciencia que complementa a otras ciencias con la aportación de datos
significativos, actualizados y contrastados necesarios para la construcción de
un mensaje. En definitiva, la documentación es la información precisa para
conseguir un grado de eficacia en cualquier ámbito profesional.
Progresivamente, la visión generalizada
de la Documentación como ciencia va avanzando hasta un nuevo estadio que se inaugura
al inicio del S.XX. La documentación como ciencia evolucionaba a documentación
como herramienta o técnica.
Al tiempo que el siglo XX llegaba
a su fin se abría un nuevo periodo de innovaciones, de avances para la materia.
La conquista de internet se hizo notar de tal manera que en España instituciones,
empresas, organismos públicos y privados se adentraban en la realidad virtual,
a la red. La documentación en línea constituye entonces un enriquecimiento de
la actividad, así como un vehículo a través del cual se iban destruyendo las
barreras físicas que ralentizaban el proceso antaño. No obstante, la multitud
de documentos en internet requería la existencia de un tamiz, de unos filtros que discriminasen las
diversas informaciones.
Unos filtros que en otro momento estarían
personificados en la figura del documentalista pero que hoy en día se antojan
accesibles para cualquier usuario, reduciendo la espera.
Historia reciente
Como se apuntaba previamente, hasta
el siglo XX la Documentación era considerada como una ciencia. La llamada
Ciencia de la ciencia, servía de puente entre disciplinas. Con todo, la explosión de la información acaecida
en el S. XX planteó un debate que tenía como eje principal la reformulación del
concepto de documentación como ciencia.
El progresivo crecimiento de las
publicaciones científicas desde la aparición de las dos primeras en el siglo
XVII (Le Journal des Savants y la Philosophycal Transaction of the Royal
Society) los índices del volumen de la ciencia se han multiplicado hasta
aproximarse al millón.
Habiendo sido dicho esto, no resulta
extraño que en la actualidad se publiquen anualmente decenas de millones de
documento de diversa índole.
Con todo, es comprensible que
apareciese en escena la documentación y que evolucionase ante la ingente
cantidad de información imposible de asimilar. Es entonces cuando desaparece la
documentación como ciencia y emerge la documentación como herramienta o
técnica.
Pero este proceso precisa ser
relatado desde su asunción de la mano de dos figuras esenciales en la construcción
del concepto de Documentación: Paul Olet y Henri La Fontaine.
En 1890 ambos se conocen y comparten
el sueño de crear un depósito de documentos de acceso mundial. Para la
consecución de tal fin era necesario una clasificación e indización de todos
los documentos. Principiaron con la confección de fichas catalográficas. Para
1914, con el estallido de la Primera Guerra Mundial, ya existían catorce
millones de fichas catalográficas pero el inicio de la beligerancia detuvo los
trabajos.
Bruselas, 1895, los dos abogados
belgas inauguraban la “1ª Conferencia Internacional de Bibliografía”. A raíz de
esa reunión surgió el IIB (Instituto Internacional de Bibliografía). Sus fomes
eran:
1. perfeccionamiento y unificación de los métodos
bibliográficos,
2. organización de la cooperación bibliográfica
internacional,
3. realización y publicación del Répertoire Bibliographique
Universel (RBU), recopilación de toda la producción científica de la época,
basándose en la CDU (Clasificación Decimal de Melvin Dewey)
En 1931, el IIB cambia su nombre
por el de IID (Instituto Internacional de Documentación).
1934 se convierte en un año para el recuerdo dentro
del campo de la Documentación. Paul Ole publica el Tratado de Documentación, una
obra clave en el desarrollo de la materia y para muchos el inicio de la
Documentación como hoy la entendemos.
En 1938 el IID cambia
definitivamente de nombre y pasa a llamarse FID (Federación Internacional de
Documentación) y fija su objetivo en pulir la CDU y teniendo como función
esencial el promover la investigación y desarrollo de la Documentación por
medio de la cooperación internacional.
Cabe destacar también que en esta
primera mitad de siglo se produce en Europa una proliferación de asociaciones
profesionales lideradas por los propios bibliotecarios más abiertos a las
innovaciones científicas. Destacan entre otras: NIDER, ASLIB, BSIB, ADI y DGD (Todas
ellas acabaron por incluirse en la FID)
En los años cincuenta irrumpe la
idea de la IR (recuperación de la Información) que se centra en el acceso a la información y su almacenamiento mecanizado. Posteriormente adquirirá el mismo
significado que la documentación en Europa.
Los americanos van a dar más
importancia a los aspectos técnicos de los documentos y a su soporte
(microfilms y tarjetas perforadas) que al contenido. Sin embargo, los europeos
se enfocaban más hacia el contenido de los documentos y a su tratamiento
temático.
La obra de Vickery, B.C. On
retrieval systems theory, London: Buttersworths, 1961 consolida el concepto de
INFORMATION RETRIEVAL (recuperación de la información).
En los años sesenta la disciplina
documental vive uno de sus mayores avances: la aparición de ordenadores de
tercera generación que permiten la creación de redes interrelacionadas y la
instalación de terminales especializadas. La computadora se emplea en
operaciones de circulación, adquisiciones, control de publicaciones seriadas y
catalogación.
En 1961, la IBM crea un programa
para producir índices de palabras en clave de los títulos de artículos que aparecían
en Chemical Abstracts. Por su parte, la Douglas Aircraft Corporation comienza a
elaborar fichas catalográficas por ordenador.
Historia reciente en España
Aunque muchos señalan el año 1938
como el momento en que se da a conocer en España el término Documentación, no
será hasta 1947 con la publicación de “Cómo se hace una tesis doctoral” de Lasso
de Vega, cuando realmente se descubra el concepto en el país. La obra
anteriormente mentada y perteneciente a uno de los teóricos más granados de la
disciplina documental, está considerada como el primer manual en español sobre
la documentación moderna. Este título es la antesala de otros tantos que a regalado
Lasso de Vega a la materia como pueden ser: “La Documentación y el progreso” y “Manual
de Documentación”. Cabe destacar una de las
reflexiones de este autor que ilustran vivamente la esencia y evolución de la
Documentación: - históricamente, el origen de la Documentación está en la
Biblioteconomía, en las bibliotecas, pero su desarrollo como disciplina es en
el siglo XX, cuando instituciones y profesión son más complejas ante las nuevas
necesidades científicas.
Otro de los nombres que no se
pueden olvidar antes de avanzar es el de Ortega y Gasset quien también dedico
parte de su labor a la asignatura que nos ocupa.
Si bien, será en los años 80
cuando las cosas comiencen a tornarse las cosas. Los medios de comunicación
contaban con una base teórica rigurosa ofrecida por José Pérez Yepes. Sin
embargo, los espacios dedicados a la documentación seguían siendo estancias
oscuras donde se apilaban documentos varios. Pero como se apuntaba antes, el
principio de década traería novedades al terreno documental. Teoría de la
telecomunicación de Coll Vinet anticipaba la repercusión de los sistemas
informáticos sobre la documentación y la comunicación.
En 1984 sale a la luz el primer Nomenclator de bases de datos españolas,
obra de la Fundación
CITEMA y editado por Fuinca en
1984 recoge informaciones sobre dos bases de datos “de actualidad”, que tienen
como fuente la prensa escrita: Baratz, que inicia sus actividades en 1981 (y
será la encargada de informatizar el centro de documentación de El Correo
Español) y Fondo Documental Dinesa, que inicia sus actividades en noviembre de
1982 y que cita como fuentes, no sólo los medios escritos sino la radio y la
televisión. Dinesa desaparece pronto de la
mano del correo al que servía, Noticiero Universal de Barcelona. En cambio
Baratz continúa su actividad en la actualidad.
Era ya un hecho que existía la
necesidad de generar unos espacios documentales mejor organizados dentro de los
periódicos. Así mismo, algunos diarios daban señales de querer iniciar una informatización
de sus archivos como, por aquel entonces recién nacido, El País. En este
aspecto tuvo una gran significación Baratz.
En la actualidad existen
diferentes soportes que ya analizan bien sea por registro, descriptores u otros
factores a las noticias y consecuentemente las clasifican. Así mismo, las
almacenan ordenadamente, son de acceso
inmediato y al alcance de los
profesionales de la información. Innovaciones que no serían posibles sin el
milagro de la informatización que ha hecho crecer a la materia.
De los centros abiertos hoy en
día destacar Baratz y Centro de Medios. Otros, ya de pago serían: Efe
(Efedata;Efecon); The Finantial Times (Enfony); REUTERS (Reuters Business
Briefing); o PAIS (Public Affairs Information Service), entre otros.
Características de la información de la actualidad
El concepto de actualidad se
presenta en una doble dimensión: temporal y espacial.
La primera se sitúa en relación
con el eje diacrónico del suceso con el eje sincrónico del receptor. Cuando
ambos coinciden, se produce la expresión máxima de la actualidad, como sucede
en las transmisiones de información en directo.
La segunda gira en torno a la
proximidad. Es el resultado inmediato de la proximidad.
En el momento en que aunamos el
concepto de actualidad y el de documentación estamos generando un efecto
continuista y multiplicador: la documentación es información en sí misma y, del
mismo modo, fuente de información de otras informaciones.
La noticia goza de una dimensión
contextual y diacrónica necesaria para la asimilación de los hechos gracias a
la documentación. En ocasiones necesitamos de un conocimiento previo para saber
identificar lo genuinamente nuevo.
La información actual tiene unas
características que condicionan las operaciones de documentación al servicio
del periodismo:
- Enciclopedismo
- Universalidad
- Tratamiento
desigual
- Concentración
de la información
- Redundancia
- Redundancia
cíclica
- Despersonalización
- Obsolescencia
- Efecto
latencia
- Multiplicidad
de soportes
- Fragmentación
del mensaje
- El
ritmo de captación de los acontecimientos.
- La
dinámica de los medios de comunicación: estructura previo - noticia -
resumen
- Relatividad
de significado
.
Gráfica sobre la distribución de los centros de Documentación
Sistemas
de información / Centros
|
Tipo
de documentos
|
Funcións
|
Resultado
das actividades
|
Arquivos
|
Documentos administrativos
|
Conservar a memoria
histórica dunha persoa ou dunha organización. Conxunto de documentos que
produce unha persoa ou institución ao longo da súa actividade
|
Inventarios
|
Bibliotecas
|
Documentos bibliográficos
Fondos de carácter xeral
|
Facilitar o acceso a
recursos culturais e informativos a toda unha colectividade
|
Catálogos
|
Centros de Documentación
|
Documentos bibliográficos
Fondos especializados
|
Recompilar información
dunha materia específica que sexa útil para un segmento específico de
usuarios. Unidades de información que se dedica á análise ou descrición do
contido dos documentos e a difusión da información
|
Bases de datos
|
Los centros de documentación constituyen
el eje vertebrador del proceso informativo. De sus entrañas se extraen las
informaciones necesarias para la realización de la pieza periodística por lo
que tiende a ser un lugar de acceso sencillo donde los usuarios podrán hallar
con total facilidad aquello que tienen en mente. Actualmente, el fondo
almacenado en aras de ser completamente asequible presenta los siguientes
rasgos:
- Selección de documentos
- El análisis de los documentos
seleccionados (descripción, clasificación, indización, resumen)
- Establecimiento de sistemas de
recuperación de documentos
- Diseñar políticas de difusión
de la información contenida en el centro
Aquí concluye este breve proceso
de investigación en el cual se ha intentado ofrecer una visión general acerca
de la Documentación Informativa.
Roberto Pazos
