Documentación Informativa

DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA

Resumen

  Este proyecto nace con el propósito de ahondar en el terreno de la Documentación; de componer  un marco general a partir del cual ofrecer una versión accesible a todos los públicos. En las siguientes páginas se tratarán diversos aspectos correspondientes a la Documentación; desde lo más básico, principiando con una definición del concepto hasta avanzar por el sendero de la evolución historia de la materia, centrando la atención en el contexto español y cómo la irrupción de la informatización ha trastocado el panorama periodístico y documental en nuestro país.


Palabras clave


Documentación informativa:  Estudio de la naturaleza, diseño y utilización de los sistemas de información documental al servicio de: la producción de informaciones de actualidad, el incremento de su calidad, su almacenamiento y conservación y su recuperación, difusión y reutilización.

Documento: es una herramienta indispensable que tiene como fin transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite, además, la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia. También puede materializar todos los conocimientos humanos, constituyendo así una memoria colectiva.

Base de datos: Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

Definición

  A lo largo de la construcción de la Documentación como parcela esencial de la escena informativa y científica, han surgido diferentes voces que ha sustentado distintas posturas y defendido un tipo de definición, que según su propio criterio sintetizaban de manera óptima la esencia de esta materia. Entre los nombres a destacar no pueden faltar 3 personalidades, enmarcadas en la realidad española: Nuria Amat, José López Yepes y Maria Eulàlia Fuentes.

  La primera relaciona el concepto Documentación con: "el proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos para su difusión precisa, exhaustiva e inmediata"

  José López Yepes, eminencia dentro de este ámbito concibe a  la documentación desde una doble vertiente:

1. Ciencia de la documentación e información.

2. Ciencia de la documentación en general.

• En el primer caso, la ciencia de la documentación es ciencia y es información.

  Como ciencia se enmarca en el contexto de la Ciencia de la Ciencia y, por ello, utiliza sus conceptos.

  Como información se aprovecha de los conceptos de las ciencias de los procesos informativos.

  Los dos componentes unidos con el objeto de estudiar los procesos de comunicación científica tienden a establecer las bases de los nuevos conocimientos.

• En segundo lugar, es generadora en un sentido objetivo y a nivel especulativo, con el fin de establecer un mayor acercamiento al proceso de comunicación científica.

  Por su parte, María Eulàlia Fuentes la identifica con un conjunto de ciencias y técnicas documentales al servicio de: la producción de informaciones de actualidad, el incremento de su calidad, su almacenamiento y conservación y su difusión y reutilización

  Una vez expuestas aquellas definiciones del término más relevantes, es preciso clarificar las funciones que desempeña la documentación para los comunicadores. Son las que a continuación se enumeran:

a) Función previsora

b) Función preparatoria

c) Función crítico-verificadora

d) Función completiva

e) Función lingüístico-clarificadora

f)  Función informativa

g) Función orientadora

h) Función profesional

i) Función modélico-narrativa

j) Función sugestiva

k)Función probatoria

  Así pues, la finalidad de la documentación informativa radica en la capacidad de ofrecer a los usuarios una vía sencilla a través de la cual obtener información que previamente ha sido almacenada, conservada, representada, recuperada y difundida por los medios de comunicación social.

Introducción

  La globalización es un hecho innegable hoy en día. Un factor determinante en el devenir de todas las sociedades del mundo. Este proceso de ampliación de fronteras que conecta al planeta por entero ha perfilado algunos de los rasgos definitorios de la población del siglo XXI.

  Así pues, las personas se han ido transformando de tal manera que, por ejemplo, la retención de conceptos o ideas actualmente resulta limitada. Con esta coyuntura como telón de fondo, se hace necesaria la documentación como medio a través del cual recopilar y conservar información útil en el futuro.

  La Documentación nace como ciencia que complementa a otras ciencias con la aportación de datos significativos, actualizados y contrastados necesarios para la construcción de un mensaje. En definitiva, la documentación es la información precisa para conseguir un grado de eficacia en cualquier ámbito profesional.

  Progresivamente, la visión generalizada de la Documentación como ciencia va avanzando hasta un nuevo estadio que se inaugura al inicio del S.XX. La documentación como ciencia evolucionaba a documentación como herramienta o técnica.

  Al tiempo que el siglo XX llegaba a su fin se abría un nuevo periodo de innovaciones, de avances para la materia. La conquista de internet se hizo notar de tal manera que en España instituciones, empresas, organismos públicos y privados se adentraban en la realidad virtual, a la red. La documentación en línea constituye entonces un enriquecimiento de la actividad, así como un vehículo a través del cual se iban destruyendo las barreras físicas que ralentizaban el proceso antaño. No obstante, la multitud de documentos en internet requería la existencia de un  tamiz, de unos filtros que discriminasen las diversas informaciones.

  Unos filtros que en otro momento estarían personificados en la figura del documentalista pero que hoy en día se antojan accesibles para cualquier usuario, reduciendo la espera.

Historia reciente

  Como se apuntaba previamente, hasta el siglo XX la Documentación era considerada como una ciencia. La llamada Ciencia de la ciencia, servía de puente entre disciplinas.  Con todo, la explosión de la información acaecida en el S. XX planteó un debate que tenía como eje principal la reformulación del concepto de documentación como ciencia.

  El progresivo crecimiento de las publicaciones científicas desde la aparición de las dos primeras en el siglo XVII (Le Journal des Savants y la Philosophycal Transaction of the Royal Society) los índices del volumen de la ciencia se han multiplicado hasta aproximarse al millón.

  Habiendo sido dicho esto, no resulta extraño que en la actualidad se publiquen anualmente decenas de millones de documento de diversa índole.

  Con todo, es comprensible que apareciese en escena la documentación y que evolucionase ante la ingente cantidad de información imposible de asimilar. Es entonces cuando desaparece la documentación como ciencia y emerge la documentación como herramienta o técnica.

  Pero este proceso precisa ser relatado desde su asunción de la mano de dos figuras esenciales en la construcción del concepto de Documentación: Paul Olet y Henri La Fontaine.

  En 1890 ambos se conocen y comparten el sueño de crear un depósito de documentos de acceso mundial. Para la consecución de tal fin era necesario una clasificación e indización de todos los documentos. Principiaron con la confección de fichas catalográficas. Para 1914, con el estallido de la Primera Guerra Mundial, ya existían catorce millones de fichas catalográficas pero el inicio de la beligerancia detuvo los trabajos.

  Bruselas, 1895, los dos abogados belgas inauguraban la “1ª Conferencia Internacional de Bibliografía”. A raíz de esa reunión surgió el IIB (Instituto Internacional de Bibliografía). Sus fomes eran:

1. perfeccionamiento y unificación de los métodos bibliográficos,

2. organización de la cooperación bibliográfica internacional,

3. realización y publicación del Répertoire Bibliographique Universel (RBU), recopilación de toda la producción científica de la época, basándose en la CDU (Clasificación Decimal de Melvin Dewey)

  En 1931, el IIB cambia su nombre por el de IID (Instituto Internacional de Documentación).

1934  se convierte en un año para el recuerdo dentro del campo de la Documentación. Paul Ole publica el Tratado de Documentación, una obra clave en el desarrollo de la materia y para muchos el inicio de la Documentación como hoy la entendemos.

  En 1938 el IID cambia definitivamente de nombre y pasa a llamarse FID (Federación Internacional de Documentación) y fija su objetivo en pulir la CDU y teniendo como función esencial el promover la investigación y desarrollo de la Documentación por medio de la cooperación internacional.

  Cabe destacar también que en esta primera mitad de siglo se produce en Europa una proliferación de asociaciones profesionales lideradas por los propios bibliotecarios más abiertos a las innovaciones científicas. Destacan entre otras: NIDER, ASLIB, BSIB, ADI y DGD (Todas ellas acabaron por incluirse en la FID)

  En los años cincuenta irrumpe la idea de la IR (recuperación de la Información) que se centra  en el acceso a la información y su almacenamiento  mecanizado. Posteriormente adquirirá el mismo significado que la documentación en Europa.

  Los americanos van a dar más importancia a los aspectos técnicos de los documentos y a su soporte (microfilms y tarjetas perforadas) que al contenido. Sin embargo, los europeos se enfocaban más hacia el contenido de los documentos y a su tratamiento temático.

  La obra de Vickery, B.C. On retrieval systems theory, London: Buttersworths, 1961 consolida el concepto de INFORMATION RETRIEVAL (recuperación de la información).

  En los años sesenta la disciplina documental vive uno de sus mayores avances: la aparición de ordenadores de tercera generación que permiten la creación de redes interrelacionadas y la instalación de terminales especializadas. La computadora se emplea en operaciones de circulación, adquisiciones, control de publicaciones seriadas y catalogación.

  En 1961, la IBM crea un programa para producir índices de palabras en clave de los títulos de artículos que aparecían en Chemical Abstracts. Por su parte, la Douglas Aircraft Corporation comienza a elaborar fichas catalográficas por ordenador.

Historia reciente en España

  Aunque muchos señalan el año 1938 como el momento en que se da a conocer en España el término Documentación, no será hasta 1947 con la publicación de “Cómo se hace una tesis doctoral” de Lasso de Vega, cuando realmente se descubra el concepto en el país. La obra anteriormente mentada y perteneciente a uno de los teóricos más granados de la disciplina documental, está considerada como el primer manual en español sobre la documentación moderna. Este título es la antesala de otros tantos que a regalado Lasso de Vega a la materia como pueden ser: “La Documentación y el progreso” y “Manual de Documentación”. Cabe destacar una de las reflexiones de este autor que ilustran vivamente la esencia y evolución de la Documentación: - históricamente, el origen de la Documentación está en la Biblioteconomía, en las bibliotecas, pero su desarrollo como disciplina es en el siglo XX, cuando instituciones y profesión son más complejas ante las nuevas necesidades científicas.

  Otro de los nombres que no se pueden olvidar antes de avanzar es el de Ortega y Gasset quien también dedico parte de su labor a la asignatura que nos ocupa.

  Si bien, será en los años 80 cuando las cosas comiencen a tornarse las cosas. Los medios de comunicación contaban con una base teórica rigurosa ofrecida por José Pérez Yepes. Sin embargo, los espacios dedicados a la documentación seguían siendo estancias oscuras donde se apilaban documentos varios. Pero como se apuntaba antes, el principio de década traería novedades al terreno documental. Teoría de la telecomunicación de Coll Vinet anticipaba la repercusión de los sistemas informáticos sobre la documentación y la comunicación.

  En 1984 sale a la luz el primer Nomenclator de bases de datos españolas, obra de la Fundación

CITEMA y editado por Fuinca en 1984 recoge informaciones sobre dos bases de datos “de actualidad”, que tienen como fuente la prensa escrita: Baratz, que inicia sus actividades en 1981 (y será la encargada de informatizar el centro de documentación de El Correo Español) y Fondo Documental Dinesa, que inicia sus actividades en noviembre de 1982 y que cita como fuentes, no sólo los medios escritos sino la radio y la televisión. Dinesa desaparece pronto de la mano del correo al que servía, Noticiero Universal de Barcelona. En cambio Baratz continúa su actividad en la actualidad.

  Era ya un hecho que existía la necesidad de generar unos espacios documentales mejor organizados dentro de los periódicos. Así mismo, algunos diarios daban señales de querer iniciar una informatización de sus archivos como, por aquel entonces recién nacido, El País. En este aspecto tuvo una gran significación Baratz.

  En la actualidad existen diferentes soportes que ya analizan bien sea por registro, descriptores u otros factores a las noticias y consecuentemente las clasifican. Así mismo, las almacenan  ordenadamente, son de acceso inmediato y  al alcance de los profesionales de la información. Innovaciones que no serían posibles sin el milagro de la informatización que ha hecho crecer a la materia.

  De los centros abiertos hoy en día destacar Baratz y Centro de Medios. Otros, ya de pago serían: Efe (Efedata;Efecon); The Finantial Times (Enfony); REUTERS (Reuters Business Briefing); o PAIS (Public Affairs Information Service), entre otros.

Características de la información de la actualidad

  El concepto de actualidad se presenta en una doble dimensión: temporal y espacial.

La primera se sitúa en relación con el eje diacrónico del suceso con el eje sincrónico del receptor. Cuando ambos coinciden, se produce la expresión máxima de la actualidad, como sucede en las transmisiones de información en directo.

  La segunda gira en torno a la proximidad. Es el resultado inmediato de la proximidad.

  En el momento en que aunamos el concepto de actualidad y el de documentación estamos generando un efecto continuista y multiplicador: la documentación es información en sí misma y, del mismo modo, fuente de información de otras informaciones.

  La noticia goza de una dimensión contextual y diacrónica necesaria para la asimilación de los hechos gracias a la documentación. En ocasiones necesitamos de un conocimiento previo para saber identificar lo genuinamente nuevo.

  La información actual tiene unas características que condicionan las operaciones de documentación al servicio del periodismo:

• Enciclopedismo
• Universalidad
• Tratamiento desigual
• Concentración de la información
• Redundancia
• Redundancia cíclica
• Despersonalización
• Obsolescencia
• Efecto latencia
• Multiplicidad de soportes
• Fragmentación del mensaje
• El ritmo de captación de los acontecimientos.
• La dinámica de los medios de comunicación: estructura previo - noticia - resumen

• Relatividad de significado

.

Gráfica sobre la distribución de los centros de Documentación 

Sistemas de información / Centros	Tipo de documentos	Funcións	Resultado das actividades
Arquivos	Documentos administrativos	Conservar a memoria histórica dunha persoa ou dunha organización. Conxunto de documentos que produce unha persoa ou institución ao longo da súa actividade	Inventarios
Bibliotecas	Documentos bibliográficos Fondos de carácter xeral	Facilitar o acceso a recursos culturais e informativos a toda unha colectividade	Catálogos
Centros de Documentación	Documentos bibliográficos Fondos especializados	Recompilar información dunha materia específica que sexa útil para un segmento específico de usuarios. Unidades de información que se dedica á análise ou descrición do contido dos documentos e a difusión da información	Bases de datos

  Los centros de documentación constituyen el eje vertebrador del proceso informativo. De sus entrañas se extraen las informaciones necesarias para la realización de la pieza periodística por lo que tiende a ser un lugar de acceso sencillo donde los usuarios podrán hallar con total facilidad aquello que tienen en mente.   Actualmente, el fondo almacenado en aras de ser completamente asequible presenta los siguientes rasgos:

• Selección de documentos
• El análisis de los documentos seleccionados (descripción, clasificación, indización, resumen)
• Establecimiento de sistemas de recuperación de documentos
• Diseñar políticas de difusión de la información contenida en el centro

  
  Aquí concluye este breve proceso de investigación en el cual se ha intentado ofrecer una visión general acerca de la Documentación Informativa.

Roberto Pazos